Utilisation des dossiers avec une date spécifique

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Si vous attribuez à un dossier un nom qui commence par les lettres MM/AAAA ou AAAA, l'application créera automatiquement des dossiers pour les mois et les années que vous avez spécifiées dans l'onglet de dossiers de documents. Des itérations de dossiers seront créées pour l'année en cours et toutes les années subséquentes jusqu'à l'année qui suit l'expiration de votre licence DT Classeur.

Remarque : Si vous attribuez à un dossier un nom qui commence par la date du jour au format MM/AAAA ou AAAA (par exemple Lettres 2012), l'application vous offrira l'option de reproduire ce dossier par année ou par mois, selon le format que vous utilisez, ou d'inclure seulement un dossier unique avec le nom avec une date spécifique que vous avez saisi.

Lorsque vous stockez des documents dans plusieurs itérations d'un dossier avec une date spécifique, l'application crée un dossier parent avec des sous-dossiers spécifiques à la date. Par exemple, des dossiers du même tiroir qui sont nommés Lettres 2010, Lettres 2011 et Lettres 2012 et contiennent des documents apparaîtraient dans la fenêtre de dossiers comme suit.

Remarques

  • DT Classeur trie automatiquement les dossiers avec une date spécifique dans l'ordre décroissant. Vous pouvez désactiver cette fonction dans l'onglet Liste des tiroirs de la boîte de dialogue Préférences de l'utilisateur.
  • Lorsque vous combinez des dossiers, que vous archivez des documents et que vous masquez des documents, l'application traite différemment les dossiers.
  • Le texte qui apparaît dans les noms de dossiers après la date est sensible à la casse et doit correspondre pour être combiné.
  • DT Classeur reconnaît les dossiers créés avec d'autres applications DT Suite Professionnelle comme spécifiques à la date par défaut. Les dossiers créés par les applications DT Suite Professionnelle sont automatiquement combinés.

Masquer des documents plus anciens

Pour réduire le nombre de dossiers et de documents affichés dans la fenêtre de dossiers, DT Classeur peut être configuré de façon à masquer les documents plus anciens. Nous recommandons que vous archiviez les documents plus anciens auxquels vous accédez moins fréquemment, mais ces documents peuvent aussi être masqués si vous préférez ne pas les archiver. Les documents masqués demeurent accessibles.

Pour masquer les documents, choisissez un certain nombre de mois ou d'années qui serviront de point limite à partir duquel les documents des dossiers avec une date spécifique plus ancienne que la date limite seront masqués.

Par exemple, si la date actuelle est et que vous avez choisi six mois comme point limite, tous les documents des dossiers avec une date spécifique qui représentent une date antérieure à seront masqués.

Rubrique connexe : Présentation de l'archivage