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La manière dont vous attribuez des indicateurs d'état des tiroirs DT Classeur (Actif, Inactif et N'existe plus) est déterminée par les directives de votre firme. Lorsque vous appliquez différents états aux tiroirs, vous pouvez focaliser la liste des tiroirs de la fenêtre de dossiers par état. Vous pouvez aussi focaliser les tiroirs par état dans les boîtes de dialogue qui comportent une liste de tiroirs, notamment les boîtes de dialogue Sauvegarder et Copier les tiroirs.
Dans DT Classeur, tous les tiroirs reçoivent initialement l'état Actif, mais vous pouvez changer cet état à Inactif ou N'existe plus. Suivez ces procédures pour modifier l'état d'un tiroir individuel ou de plusieurs tiroirs.
Mettre à jour l'état de tiroirs individuels
- Dans la liste des dossiers, sélectionnez le tiroir pour lequel vous désirez mettre à jour l'état.
- Sélectionnez Fichier > Propriétés du document ou cliquez sur le bouton Propriétés du tiroir dans la barre d'outils.
- Sélectionnez le nouvel état dans la liste déroulante du champ État.
- Cliquez sur OK.
Mettre à jour l'état de plusieurs tiroirs
- Sélectionnez Aide > Réparer, puis cliquez sur le bouton Mettre à jour l'état du tiroir dans l'onglet de tiroirs.
- Sélectionnez l'état que vous désirez attribuer à plusieurs tiroirs dans la liste déroulante Assigner un état.
- Cochez les cases pour choisir le critère qui détermine quels tiroirs seront mis à jour avec le nouvel état.
- Tiroirs sans historique d'événements récents : Si vous cochez cette case, cliquez sur l'option Aucune activité consignée dans l'historique des événements depuis <date> ou sur l'option Moins de <n> activités consignées dans l'historique des événements depuis <date>.
- Tiroirs contenant uniquement des archives
- Tiroirs explicitement sélectionnés
- Cliquez sur le bouton Continuer.
- Dans la boîte de dialogue Sélectionner les tiroirs pour la mise à jour de l'état, sélectionnez les tiroirs auxquels vous désirez appliquer le nouvel état.
Remarque : Si vous avez coché une ou deux des deux premières cases, DT Classeur vérifiera tous vos tiroirs pour s'assurer qu'ils répondent aux critères avant de les afficher comme étant disponibles pour la mise à jour de l'état. Si vous avez coché la dernière case pour sélectionner explicitement des tiroirs, cette vérification n'est pas effectuée. Les tiroirs seront tous disponibles pour la sélection.
- Cliquez sur le bouton Mettre à jour.
- Lorsque le processus de mise à jour est terminé, la boîte de dialogue Mettre à jour les résultats de l'état des tiroirs s'ouvre et vous pouvez consulter l'information qu'elle contient, par exemple quels tiroirs ont été correctement mis à jour. Cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue.
- Cliquez sur Terminé pour fermer la boîte de dialogue Réparer.