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Ajout et mise à jour de tâches

Les tâches scindent les projets en plusieurs processus individuels et permettent à votre cabinet de simplifier son flux de travaux en fournissant des renseignements actualisés et des notifications lorsque les tâches suivantes sont prêtes.

Ajout d’une tâche à un projet

Pour ajouter une tâche au projet d’un client, procédez comme suit.

1. Ouvrez la boîte de dialogue Projet.

   Il y a plusieurs façons d’accéder à la boîte de dialogue d’un projet :

   • Dans l’écran de configuration Clients (Configuration > Clients), sélectionnez le client pour lequel vous souhaitez ajouter des renseignements sur la tâche et cliquez sur le bouton Modifier. Sous l’onglet Projets, cliquez sur le bouton Ajouter ou Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue Projets.
   • Dans l’écran de gestion des projets (Actions > Gérer des projets), faites un clic droit sur la liste des projets et choisissez soit Ajouter un projet, soit Modifier les projets sélectionnés dans le menu contextuel.
   • Vous pouvez aussi faire un clic droit dans n’importe quel champ Projet (par exemple, dans Heure &Saisie des dépenses) et choisissez Ajouter un projet ou Modifier un projet dans le menu contextuel.
2. Dans la boîte de dialogue Projet, cliquez sur l’onglet Tâches.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue Tâches.
4. Identification :
   • Commande : Le numéro de commande par défaut est 1 pour la première tâche que vous ajoutez à un projet. Pour chaque tâche supplémentaire, l’application attribue le numéro disponible suivant. Toutefois, vous pouvez saisir un numéro de commande en doublon, si nécessaire.

     Remarque : Pour les tâches qui sont simultanées, vous pouvez utiliser des numéros de commande en doublon. Lorsque la tâche précédente est terminée, des notifications que les deux tâches simultanées sont prêtes vous seront envoyées si vous disposez de notifications de configuration au niveau du cabinet. Ces deux tâches doivent être accomplies avant l’envoi d’une notification que la tâche suivante est prête.

   • Activité : Sélectionnez l’activité pour la tâche en cours.
   • Description : Si vous voulez que la description de la tâche soit différente de la description par défaut héritée de l’activité, saisissez un nouveau libellé.
5. Renseignements sur la tâche : Effectuez une sélection dans le champ Suivi. La valeur par défaut pour les nouvelles tâches est Non démarré. Sélectionnez une description du suivi dans la liste déroulante. Si vous avez l’autorisation de sécurité, vous pouvez faire un clic droit pour ajouter ou modifier une description de suivi dans la liste déroulante.
6. Données budgétaires : Cochez la case Calculer automatiquement le montant pour que le montant prévu au budget soit calculé automatiquement en fonction du taux de personnel du membre du personnel affecté. Laissez la case décochée, si vous voulez saisir les données budgétaires de la tâche dans les champs Heures budgétisées ou Montant budgétisé manuellement les champs ou cliquez sur le bouton de la flèche bas et utilisez la calculatrice déroulante pour saisir les chiffres. Vous pouvez également réaliser des ajustements manuels au nombre indiqué dans le champ Restant estimé.
7. Dates cibles :
   • Début : Pour spécifier la date de début de la cible d’un projet, remplissez les champs mois et/ou jour(s), puis sélectionnez Avant la date d’échéance ou Après la date de réception dans la liste déroulante.
   • Compléter : Pour spécifier la date de fin cible, remplissez les champs mois et/ou jour(s), puis sélectionnez Avant la date d’échéance ou Après la date de réception dans la liste déroulante.
8. Affecté : Cliquez sur le bouton Plus pour sélectionner un membre du personnel à affecter au projet.

   Si vous disposez d’une licence pour le module Gestion du personnel, vous pouvez également :

   • affecter manuellement des membres du personnel à la tâche en fonction de leurs qualifications. Sélectionnez un filtre dans la liste, ou cliquez sur le bouton Plus à côté du champ Qualifications du personnel et créez un filtre pour préciser les qualifications que le membre du personnel affecté doit posséder pour travailler sur la tâche.
   • affecte automatiquement des membres du personnel à la tâche, en fonction de la file d’attente de travail. Lorsque vous cliquez sur l’option file d’attente de travail, la tâche sera placée dans une file d’attente qui s’affiche dans le portlet File d’attente de travail du tableau de bord du personnel uniquement pour les membres du personnel qui possèdent les qualifications requises.
   • Cliquez sur l’onglet Planification pour afficher les programmes de tous les membres du personnel qualifiés et attribuer la tâche à un membre du personnel ou à la file d’attente de travail en cochant la case appropriée.
9. Solution :
   • Sélectionner la solution : sélectionnez la solution que vous utiliserez pour accomplir la tâche dans la liste déroulante. Ce champ contient la solution pour le projet par défaut.

     Lorsque vous sélectionnez une solution (Microsoft Word ou Excel, ou une autre application) pour un projet ou une tâche, DT Gestion procédera comme suit lorsque vous lancez la solution à partir du projet ou de la tâche :

     Lorsque vous sélectionnez une solution (Microsoft Word ou Excel, ou une autre application) pour un projet ou une tâche, DT Gestion procédera comme suit lorsque vous lancez la solution à partir du projet ou de la tâche :

     • Si le client est disponible dans la solution que vous avez sélectionnée, il sera automatiquement ouvert.
     • Si vous avez saisi un chemin d’accès pour Word ou Excel, le document affilié à ce chemin d’accès s’ouvrira automatiquement.
     • DT Gestion enclenchera automatiquement un minuteur, si vous avez coché la case Lancer le terminateur pour les projets dans Configuration> Préférences de l’utilisateur > Heure & Saisie des Dépenses. Le minuteur s’arrête lorsque vous fermez le client, le document, ou l’application. Vous devez alors publier le temps enregistré dans la section Saisie des heures et des dépenses.

     • Si le client est disponible dans la solution que vous avez sélectionnée, il sera automatiquement ouvert.
     • Si vous avez saisi un chemin d’accès pour Word ou Excel, le document affilié à ce chemin d’accès s’ouvrira automatiquement.
     • DT Gestion enclenchera automatiquement un minuteur, si vous avez coché la case Lancer le terminateur pour les projets dans Configuration> Préférences de l’utilisateur > Heure & Saisie des Dépenses. Le minuteur s’arrête lorsque vous fermez le client, le document, ou l’application. Vous devez alors publier le temps enregistré dans la section Saisie des heures et des dépenses.

     Si la solution que vous souhaitez utiliser n’est pas disponible dans la liste déroulante, saisissez le chemin d’accès dans le champ Chemin d’accès à la solution, puis cliquez sur le bouton Plus pour accéder à la solution.

10. Remarques : Saisissez un commentaire dans la zone de texte si besoin est.
11. Cliquez sur l’onglet Planification, si vous souhaitez afficher les programmes de tous les membres du personnel qualifiés. Vous pouvez attribuer la tâche en cochant la case d’un membre du personnel ou de la file d’attente de travail.
12. L’onglet Liens vous permet d’ajouter des liens à tous les éléments que vous souhaitez associer à la tâche. Vous pouvez accéder aux fichiers, sites Web ou documents en dehors de DT Gestion, y compris aux documents enregistrés dans DT Classeur. Vous pouvez également poster des liens vers des éléments d’interaction dans DT Gestion.

    Les liens que vous ajoutez à une tâche s’appliquent uniquement à la tâche à laquelle vous les ajoutez. Vous pouvez également ajouter des liens à des modèles de tâche, qui s’appliquent à toutes les nouvelles tâches générées à partir de ce modèle.

13. L’onglet Champs personnalisés fournit des champs dans lesquels vous pouvez saisir des renseignements supplémentaires pour la tâche. Les champs personnalisés peuvent être des cases à cocher, des dates, des listes, des champs numériques, des listes de personnel ou des champs de saisie de texte. Les champs personnalisés pour les dates ont un calendrier déroulant. Les champs personnalisés numériques ont une calculatrice déroulante. Consultez la présentation de la configuration des champs personnalisés pour en savoir plus sur les champs personnalisés.
    DT Gestion vous permet de créer vos propres champs personnalisés et noms de champ pour des bureaux, des membres du personnel, des activités, des clients, des missions, des projets, des tâches et la saisie des heures et des dépenses. L’utilisation des champs personnalisés vous permet de suivre les renseignements supplémentaires fournis dans l’application. Vous pouvez créer des cases à cocher, des champs de date, des champs numériques, des champs de texte (jusqu’à 4 000 caractères), des listes et des listes de personnel.
    
    Pour créer des champs personnalisés, cliquez sur Configuration > Champs personnalisés, puis Bureaux, Personnel, Activités, Clients, Missions, Projets, Tâches ou Saisie des heures & des dépenses, selon l’endroit où vous souhaitez que les champs personnalisés apparaissent dans DT Gestion.
14. Cliquez sur OK pour enregistrer la tâche.

Mise à jour des renseignements sur la tâche

1. Sélectionnez la tâche que vous souhaitez mettre à jour.

   Il y a plusieurs façons de sélectionner une tâche :

   • Dans l’écran de configuration Clients (Configuration > Clients), sélectionnez le client pour lequel vous souhaitez ajouter des renseignements sur la tâche et cliquez sur le bouton Modifier. Cliquez sur l’onglet Projets, développez le projet auquel la tâche appartient et sélectionnez la tâche. Puis cliquez sur le bouton Modifier (ou faites un clic droit sur la tâche et choisissez Modifier une tâche) pour ouvrir la boîte de dialogue Tâche.
   • Dans la boîte de dialogue Projet, cliquez sur l’onglet Tâches et sélectionnez la tâche que vous souhaitez mettre à jour.
   • Dans l’écran Gérer des projets, sélectionnez le projet dans la grille de saisie, puis faites un clic droit sur la tâche que vous souhaitez mettre à jour dans la partie inférieure de la grille et choisissez Modifier les tâches sélectionnées dans le menu contextuel.
   • Dans l’écran Gérer des projets, cliquez sur l’onglet Tâches du projet. Faites un clic droit sur la tâche que vous souhaitez mettre à jour et choisissez Modifier les tâches sélectionnées dans le menu contextuel.
   • Dans l’écran Saisie des heures et des dépenses, sélectionnez un projet dans la liste déroulante dans le champ Projet. Cliquez sur le bouton Sélection des tâches pour ouvrir la boîte de dialogue Sélection des tâches, puis sélectionnez la tâche que vous souhaitez mettre à jour.
2. Cliquez sur le bouton Modifier ou faites un clic droit et choisissez Modifier une tâche dans le menu contextuel.
3. Mettez les renseignements sur la tâche à jour selon au besoin.

   Remarques

   • Lorsque vous modifiez le champ Description du suivi pour Terminé, l’application insère automatiquement la date dans le champ Compléter sous Dates réelles. Vous pouvez modifier ces dates, si cela s’avère nécessaire.
   • Lorsque vous saisissez une date de début réel ou une date d’achèvement réelle, l’application modifie le champ Description du suivi pour Démarré ou Terminé, respectivement.
   • Pour mettre à jour plusieurs tâches simultanément, maintenez la touche Maj ou la touche CTRL enfoncée lorsque vous effectuez vos sélections, puis faites un clic droit et choisissez Modifier les tâches sélectionnées dans le menu contextuel. Dans la boîte de dialogue Modifier les tâches sélectionnées, choisissez un champ à mettre à jour pour les tâches sélectionnées et une nouvelle valeur à saisir dans ce champ. Vous pouvez mettre à jour jusqu’à six champs à la fois dans cette boîte de dialogue.
4. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.

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