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Configuration des préférences de l’utilisateur pour la facturation

Utilisez l’onglet Facturation de la boîte de dialogue des préférences de l’utilisateur pour choisir comment facturer vos clients ou missions, comment afficher les TEC pendant la facturation et pour déterminer les méthodes d’arrondi pour la facturation normale. Vous pouvez aussi choisir certains paramètres par défaut de la Facturation détaillée.

Dans le menu de configuration, choisissez Préférences de l’utilisateur, puis cliquez sur l’onglet Facturation.

Paramètres

• Date de facture par défaut : La date que vous choisissez dans ce champ sera la date de facturation affichée pour chaque client dans Facturation détaillée. Vous pouvez choisir la Date d’aujourd’hui, la Date de fin de période ou la Dernière date utilisée.

  Remarque : Cette date est la date d’échéance de travaux en cours (TEC). Seuls les travaux en cours (TEC) arrivant à échéance avant ou à cette date seront disponibles pour la facturation.

• TEC par défaut : Choisissez une date dans la liste déroulante pour les travaux en cours que vous voulez facturer. Cette date doit tomber sur ou avant la date de la facture. Si vous choisissez Personnaliser dans la liste déroulante, sélectionnez une date du calendrier déroulant.

  Remarque : Cette date servira comme date d’échéance additionnelle pour les travaux en cours (TEC), limitant le nombre de TEC disponibles pour la facturation. Seuls les travaux en cours (TEC) arrivant à échéance avant ou à cette date seront disponibles pour la facturation.

• Appliquer les crédits disponibles automatiquement : Cochez cette case pour que l’application applique automatiquement les crédits disponibles (reçus, notes de crédit ou radiations) à la facturation d’un client lorsque vous sauvegardez une facture. Lorsque vous sauvegardez une facture, l’application appliquera le montant total des crédits ou une partie de ce montant égale à la facture si le montant de la facture est inférieur au montant de crédits disponibles. Les crédits les plus anciens sont appliqués en premier.

  Remarque : Cette case est disponible uniquement si vous n’avez pas activé le processus d’approbation pour la facturation. Vous pouvez automatiquement appliquer les crédits disponibles avec la Facturation détaillée, la Facture rapide, la Facture standard, les Factures récurrentes et les factures intégrées.

• Afficher automatiquement la boîte de dialogue Appliquer les crédits disponibles : Quand cette case est cochée, la boîte de dialogue Appliquer les crédits disponibles s’ouvre automatiquement lorsque vous sauvegardez une facture pour un client avec crédits disponibles dans Facturation détaillée. Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez saisir les montants à appliquer manuellement ou vous pouvez laisser l’application appliquer automatiquement les crédits.

  Remarque : Cette case est disponible uniquement si vous n’avez pas activé le processus d’approbation pour la facturation.

• Lorsque vous cochez la case Décimale implicite pour les montants, l’application ajoutera .00 après les montants que vous saisirez. Si cette case n’est pas cochée, l’application ajoutera une décimale de deux espaces vers la gauche du montant que vous saisirez.
• Marquer zéro facture lors de l’impression : Cochez cette case si vous souhaitez marquer zéro facture imprimée et pour qu’elles soient exclues de l’impression des factures et des relevés.

Sélection

• Dans le champ Facture par, choisissez soit Clients ou Missions dans la liste déroulante. Votre choix ici déterminera si l’écran Facturation affiche les missions du client ou les clients uniquement.

  Remarque : Si vous possédez une licence pour le module Gestion de projet, vous pouvez aussi choisir de facturer par projet.

• Lorsque vous cochez la case Afficher TEC lorsque les clients sont sélectionnés pour la facturation, l’écran Facturation affichera les soldes TEC dans la colonne Montant TEC. Si vous ne souhaitez pas consulter cette colonne pendant la facturation, décochez cette case.
• Sélectionner automatiquement les Clients « filiales » lors de la sélection des Clients liés : Si vous avez des clients désignés en tant que clients « filiales » dans une Famille de clients, ils seront automatiquement sélectionnés lorsque vous choisirez le client parent pour la facturation quand cette case est cochée, même lorsque les clients « filiales » n’apparaissent pas dans la liste suite à un tri ou à une recherche.

  Remarque : Pour désigner un client en tant que « filiale » d’un autre client, cochez la case Clients « filiale » dans la Famille de clients sur l’onglet Facturation et créances de l’écran de configuration des clients.

Facturation détaillée

Utilisez le champ onglet de départ pour choisir quel onglet vous souhaitez garder actif lorsque vous ouvrez Facturation détaillée, soit Sommaire ou Heures et dépenses.

Cochez la case Vérification automatique de l’orthographe pour que l’application vérifie l’orthographe des saisies pendant la facturation.

Facturer selon l’arrondi standard

• Vous pouvez choisir d’arrondir les montants de la facturation pour la facturation standard. Les options d’arrondi sont :
  • Pas d’arrondi : Il s’agit de l’option par défaut.
  • Arrondi standard : Toute fraction d’un incrément arrondi allant de ,00 à ,49 sera arrondie vers le bas et toute fraction allant de ,50 ou plus sera arrondie vers le haut.
  • Toujours arrondir : Toute fraction d’un montant sera toujours arrondie jusqu’au plus proche incrément d’arrondi.
• Si vous choisissez d’arrondir les montants de facturation, saisissez un montant dans le champ Incrément arrondi.

Descriptions des heures et des dépenses

Cochez la case de chaque description si vous souhaitez les afficher dans l’onglet Heures et dépenses de la Facturation détaillée.

• Client
• Mission
• Projet
• Membre du personnel
• Activité
• Commentaire
• Remarque du facturier

Cliquez sur OK pour enregistrer vos préférences et quitter la boîte de dialogue Préférences de l’utilisateur.

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