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Utilisation de l’assistant de format de facture

Utilisez la boîte de dialogue Assistant de format de facture pour commencer le processus de création d’un format de facture personnalisé en sélectionnant les renseignements qui doivent apparaître dans les factures des clients. Lorsque vous cliquez sur Terminer pour quitter l’assistant, le format de facture s’ouvre dans l’écran concepteur, où vous pouvez en outre le personnaliser.

Pour ouvrir l’assistant du format de facture, choisissez Configuration > Formats personnalisés > Ajouter une facture. Dans l’écran Formats personnalisés, cliquez sur le bouton Ajouter un document et sélectionnez Ajouter une facture dans la liste déroulante.

Onglet principal

Dans cet onglet, saisissez une description pour identifier le format de facture personnalisé dans le champ correspondant. Cette description peut comprendre jusqu’à 30 caractères et doit distinguer le nouveau format de facture des autres formats de facture.

Onglet des renseignements relatifs à l’en-tête

Dans l’onglet des renseignements relatifs à l’en-tête, sélectionnez les renseignements à imprimer dans l’en-tête de la facture. Les renseignements que vous sélectionnez dans cet onglet s’impriment seulement en haut de la première page. Cochez la case en regard de chaque élément qui doit apparaître dans l’en-tête de la facture et décochez la case en regard de chaque élément qui doit être omis.

Renseignements sur le cabinet

Dans cette section, cochez les cases correspondant aux renseignements que vous souhaitez ajouter à l’en-tête. Ces données proviennent des champs correspondants pour le bureau principal sur l’écran de configuration du bureau.

Si vous souhaitez ajouter le logo de votre cabinet sur la facture, cochez la case Logo, accédez au fichier du logo graphique, puis cliquez sur Ouvrir. Par défaut, le logo sera ajouté dans l’en-tête, à gauche des renseignements sur le cabinet, et redimensionné pour s’adapter la taille par défaut déterminée par l’application. Vous pouvez modifier l’emplacement et les dimensions par défaut plus tard sur l’écran concepteur.

Renseignements sur le client

Dans cette section, cochez les cases correspondant aux renseignements sur le client à ajouter à l’en-tête. Ces données proviennent des champs correspondants sur l’écran de configuration des clients.

Renseignements sur la facture

Dans cette section, cochez les cases correspondant aux renseignements que vous souhaitez inclure dans l’en-tête. Cochez la case Texte d’introduction pour ajouter le texte « Pour le service professionnel rendu comme suit » au bas de l’en-tête.

Onglet Renseignements relatifs à la facturation

Dans l’onglet Renseignements relatifs à la facturation, sélectionnez la manière dont vous allez présenter les renseignements relatifs à la facturation sur les factures des clients. Vous pouvez regrouper les renseignements relatifs à la facturation selon certains critères et inclure des détails de champ spécifiques à partir des entrées facturées pour fournir des détails supplémentaires sur les factures.

Options de regroupement

Dans cet onglet, sélectionnez les renseignements relatifs à la facturation que vous souhaitez voir apparaître sur la facture et regroupez-les comme bon vous semble.

Vous pouvez spécifier jusqu’à quatre regroupements pour résumer les renseignements relatifs à la facturation des heures et dépenses et pour chaque regroupement, vous pouvez choisir d’afficher les heures et/ou les montants facturés. Les critères de regroupement disponibles sont les clients, la catégorie de mission, la mission, le type d’activité, la catégorie d’activité, le taux d’activité, l’activité, le personnel, le niveau du personnel, et la date. Si vous possédez une licence pour le module Gestion de projet, vous pouvez également regrouper par projet.

Les renseignements pour chaque regroupement seront affichés comme suit :

• Client : Le nom du client tel qu’il est saisi dans le fichier Nom 1 dans le dossier de client.
• Activité : Description de la facture
• Catégorie d’activité : Description
• Taux d’activité : « Administrative », « facturable » ou « non facturable », selon le cas
• Type d’activité : « Heures » ou « dépenses », selon le cas
• Date : Date au format jj/mm/aaaa
• Mission : Description de la facture
• Catégorie de mission : Description
• Projet (si vous possédez une licence pour le module Gestion de projet) : Description de la facture
• Niveau du personnel : Description
• Personnel : Nom, prénom

Champs de détail des entrées

Vous pouvez inclure des données à partir des champs de détail des entrées en heures et dépenses dans le format de facture personnalisé. Ces renseignements apparaîtront après le niveau de regroupement le plus bas de la section Options de regroupement. Sélectionnez un champ dans le volet Disponible et cliquez sur le bouton flèche droite pour le déplacer dans le volet Sélection. Les renseignements sur le champ apparaîtront sous les heures groupées et les renseignements relatifs à la facturation dans la facture.

Onglet Renseignements sur les créances

Utilisez cet onglet pour choisir les renseignements des comptes clients à inclure dans les factures. Cochez la case pour chaque élément que vous souhaitez inclure.

• Cochez la case Récapitulatif des créances pour fournir un récapitulatif de l’activité des créances du client. Les renseignements suivants s’afficheront :
  • solde des comptes débiteurs du client au début de la période en cours
  • total de toutes les factures datées dans la période en cours, y compris le montant de la facture actuelle
  • total de tous les reçus de la période en cours
  • total de tous les ajustements de la période en cours
  • total de tous les frais de service évalués dans la période en cours
  • solde des comptes débiteurs
• Cochez la case Grand livre des créances pour inclure un solde créances d’ouverture, l’activité pour la période en cours et le montant dû.
• Cochez la case Classement chronologique des créances pour ajouter une section de classement chronologique de cinq périodes à la facture.
• Cochez la case Messages de relance pour inclure les messages de relance depuis l’onglet Facturation et créances de l’écran de configuration du cabinet.
• Dans le champ Inclure des renseignements sur les créances par le biais de, utilisez la liste déroulante pour spécifier la date limite des renseignements sur les créances. Les choix sont Date de la facture, Date de fin de mois, Date de fin de période, et Dernière date de saisie comptes débiteurs. Ce sera la date limite utilisée pour le Récapitulatif des créances, le Grand livre des créances, le classement chronologique des créances et les messages de relance.

Onglet des renseignements relatifs au talon de paiement

Dans cet onglet, indiquez si vous souhaitez qu’un talon de paiement apparaisse au bas de la facture et cochez la case pour chaque élément que vous souhaitez inclure dans le talon de paiement.

Cochez la case Inclure un talon de paiement pour ajouter un talon de paiement au format de facture personnalisé. DT Gestion créera automatiquement une ligne de séparation en pointillés et l’étiquette « Veuillez retourner cette partie avec le paiement » en haut du talon de paiement.

Dans la section des renseignements relatifs au talon de paiement, cochez la case pour chaque élément à inclure sur le talon de paiement. Les renseignements sur le client proviennent de l’écran de configuration des clients et comprennent le numéro de téléphone désigné comme principal.

Si vous cochez la case Modalités concernant les comptes débiteurs, DT Gestion ajoutera le texte du champ Modalités concernant les comptes débiteurs dans l’onglet Facturation et créances de l’écran de configuration du cabinet.

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