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Transmettre des documents à un fichier

Si votre service de messagerie ne prend pas en charge le protocole MAPI (Messaging Application Programming Interface), utilisez cette procédure pour enregistrer des documents au format PDF, puis joindre les fichiers PDF à un message électronique.

1. Dans la fenêtre de dossiers, mettez en surbrillance le tiroir qui contient les documents que vous désirez envoyer dans un fichier.
2. Depuis le menu Fichier, sélectionnez Envoyer à > Fichier, ou cliquez sur la flèche à côté du bouton Envoyer dans un message dans la barre d'outils et sélectionnez Fichier dans le menu déroulant.
3. Dans le volet de gauche de la boîte de dialogue Envoyer à l'emplacement du fichier, mettez en surbrillance le document que vous désirez transmettre et cliquez sur le bouton Sélectionner pour le déplacer dans le volet de droite.

   Remarques

   • Si un document a été sélectionné dans la fenêtre de dossiers alors que cette boîte de dialogue était ouverte, ce document apparaît automatiquement dans le volet de droite. Si vous ne désirez pas enregistrer ce document dans un fichier, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Supprimer.
   • Si le tiroir est membre d'une ou de plusieurs familles de tiroirs, les membres de toutes les autres familles de tiroirs apparaissent dans le volet de gauche de la boîte de dialogue Envoyer à l'emplacement du fichier. De cette façon, vous pouvez combiner des documents provenant de plusieurs tiroirs dans un seul fichier PDF. Pour de plus amples détails sur les familles de tiroirs, consultez la section Créer des familles de tiroirs.
   • Lorsque vous ouvrez la boîte de dialogue Envoyer à l'emplacement du fichier pour la première fois, tous les dossiers présents dans la liste des documents sont développés. Cliquez sur le bouton Réduire tout pour réduire tous les fichiers de la liste des documents.
   
   
4. Facultatif : Pour changer le nom de fichier par défaut des documents sélectionnés ou du fichier PDF combiné, cliquez dans le champ Nom du fichier et apportez les modifications désirées. Vous pouvez également cocher les cases ID du tiroir, Nom du tiroir, Dossier et/ou Date de création pour ajouter l'un ou l'autre de ces éléments au nom de fichier.

   Remarques

   • Les modifications du nom de fichier que vous effectuez depuis la boîte de dialogue Envoyer à l'emplacement du fichier n'affectent que les éléments envoyés à un fichier.
   • Lorsque la case Combiner les documents en un fichier PDF unique de la zone de groupe Options est cochée, le nom par défaut du fichier est "Document."
   • Les cases à cocher ID du tiroir, Nom du tiroir, Dossier et Date de création ne sont pas disponibles pour les noms de fichiers personnalisés ou les noms de documents intégrés.
5. Après avoir sélectionné les documents que vous désirez envoyer, configurez les options désirées.

   Option	Description
   Inclure des annotations	Inclut les annotations dans le fichier PDF exporté et active les cases à cocher des types d'annotations pour vous permettre de choisir les types d'annotations à inclure.
   Inclure des remarques de pages	Inclut les remarques de pages au fichier PDF exporté. La remarque de page sera insérée après la page sur laquelle la remarque a été ajoutée dans le PDF généré.
   Exporter les images en tant que fichiers Adobe Acrobat (.PDF)	Il n'est pas nécessaire de cochez cette case. DT Classeur envoie automatiquement les documents au format PDF. (Cette case ne s'applique qu'aux fichiers d'images qui ne sont pas des objets intégrés.)
   Combiner les documents en un fichier PDF unique	Crée un fichier PDF unique qui combine tous les documents sélectionnés. Si vous ne cochez pas cette case, un fichier PDF distinct sera créé pour chaque document sélectionné. Utilisez les boutons Monter et Descendre pour changer l'ordre dans lequel les documents apparaissent dans le fichier PDF. Notez que cette option n'est pas disponible pour les documents intégrés.
   Fichiers PDF générés par le système protégés par mot de passe	Le destinataire du courriel doit avoir un mot de passe pour ouvrir le fichier PDF. Vous devez communiquer le mot de passe au destinataire dans un courriel séparé de celui qui contient le fichier PDF joint. Les fichiers PDF intégrés ne sont pas considérés comme des fichiers PDF générés par le système, et ils ne peuvent donc pas être protégés par un mot de passe.
   Exporter des documents vers un fichier PDF en tant qu'images	Exporte des documents sous forme d'images dans un fichier PDF. Utilisez cette option lorsque certains bitmaps (comme les annotations au surligneur) n'apparaissent pas dans le fichier PDF créé.
   Inclure une page bannière	Inclut une liste de liens vers chaque élément inclus dans le fichier PDF.

6. Cliquez sur OK pour envoyer le document à un fichier.