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Saisie de temps et de dépenses de chaque membre du personnel

Le personnel peut utiliser l’onglet de saisie de l’écran Saisie des heures et des dépenses pour saisir leurs propres heures et dépenses.

Saisie d’une transaction horaire

1. Dans le menu Actions, cliquez sur Saisie des heures et des dépenses.
2. Cliquez sur l’onglet de saisie.
3. Dans le champ Personnel, saisissez le nom ou l’identifiant du personnel, ou sélectionnez-le dans la liste déroulante.
4. Dans le champ Date du bilan, saisissez une date pour la feuille de temps, ou cliquez sur le bouton et sélectionnez une date de bilan dans le calendrier déroulant.
   
   
   Remarque : Les dates en rouge sur le calendrier contiennent les saisies des heures et des dépenses. Si vous mettez le curseur de votre souris sur une date en rouge, une infobulle affiche le nombre d’heures saisies pour ce jour.
5. Sur le sous-onglet Temps, cliquez sur le champ Client de la première rangée vide et sélectionnez un identifiant du client dans la liste déroulante.
6. Renseignez le champ Mission (obligatoire).

   Remarque : Si vous avez sélectionné un paramètre par défaut dans les préférences de l’utilisateur pour le client, la mission ou l’activité, l’application renseignera automatiquement ces champs et ceux-ci peuvent être masqués.

7. Si votre cabinet possède une licence pour le module Gestion de projet, mettez les renseignements sur la tâche et le projet à jour, au besoin.
   1. S’il existe un projet associé à cette entrée, sélectionnez-le dans le champ Projet.
   2. Pour mettre à jour les renseignements sur le suivi du projet, faites un clic droit sur le champ Projet ou cliquez sur le bouton Sélection de tâches en regard du champ Projet pour ouvrir la boîte de dialogue Sélection de tâches.
   3. S’il existe une tâche associée à cette entrée, sélectionnez-la dans la liste Tâche.

      Remarque : Si une activité est associée à la tâche que vous sélectionnez, le champ Activité est automatiquement renseigné.

   4. Pour mettre à jour les renseignements sur le suivi de la tâche, faites un clic droit sur le champ Tâche ou cliquez sur le bouton Sélection de tâches en regard du champ Projet pour ouvrir la boîte de dialogue Sélection de tâches.
8. Dans le champ Date, vous pouvez saisir une date ou cliquer sur le bouton pour la sélectionner à partir du calendrier déroulant. Si vous avez indiqué une date par défaut, l’application renseigne le champ Date avec les paramètres par défaut que vous avez sélectionnés. Si vous n’avez pas indiqué une date par défaut et avez laissé le champ Date vide, l’application renseigne la date à partir de la transaction antérieure.

   Remarque : L’application renseignera également les champs Client, Mission et Activité avec l’entrée de la transaction antérieure, si vous les laissez vides.

9. Si votre cabinet a affecté des taux aux activités ou missions, l’application renseigne automatiquement le champ Taux. Sinon, vous devez sélectionner le taux dans la liste déroulante.

   Remarque : Si vous ne disposez pas d’une autorisation de sécurité pour substituer les taux, ce champ est masqué.

10. Dans le champ Heures, saisissez le nombre d’heures ou sélectionnez le nombre dans la calculatrice déroulante.

    Remarques

    • Cette colonne sera intitulée Heures ou Minutes selon les préférences de l’utilisateur que votre cabinet a sélectionné pour la saisie des heures.
    • Si vous le souhaitez, vous pouvez lancer un temporisateur au lieu de saisir une durée dans le champ Heures.
11. L’application calcule automatiquement le champ Montant.

    Remarques

    • Si vous ne disposez pas d’une autorisation de sécurité pour consulter les montants des TEC, ce champ est masqué.
    • Un personnel disposant de l’autorisation de sécurité appropriée peut substituer le montant, si besoin est. Lorsqu’un montant est remplacé, il apparaît en rouge. L’application ne peut pas recalculer les montants que vous substituez; vous pouvez uniquement les remplacer manuellement.
12. Dans le champ Commentaires, vous pouvez saisir un commentaire facultatif. Si vous avez besoin de plus d’espace pour saisir les renseignements, cliquez sur le bouton Commentaire et saisissez le texte dans la boîte de dialogue Commentaire.
    Utilisez ce champ pour saisir un commentaire facultatif sur les saisies des heures et des dépenses que vous pouvez inclure sur les factures et les rapports. Si votre texte est plus long que le champ, la boîte de dialogue s’ouvre afin de fournir plus d’espace pour votre saisie. Pour gagner du temps, vous pouvez sélectionner un élément de texte prédéfini dans le champ Texte standard à utiliser en tant que commentaire.
    Remarque : Ces entrées de texte standard proviennent de Configuration > Texte Standard.
    Cliquez sur le bouton Vérifier l’orthographe pour vérifier l’orthographe de votre commentaire. Cliquez sur OK pour revenir à l’écran Saisie des heures et des dépenses.
13. Vous pouvez également ajouter une remarque facultative au facturier dans le champ Remarque du facturier.

    Utilisez le champ Remarque du facturier pour saisir une remarque facultative sur les saisies des heures et des dépenses pour la facturation. Cette remarque est utilisée à des fins internes uniquement. Si votre texte est plus long que le champ, la boîte de dialogue Remarque du facturier s’ouvre afin de fournir plus d’espace pour votre saisie. Pour gagner du temps, vous pouvez sélectionner un élément de texte prédéfini dans le champ Texte standard à utiliser pour la remarque du facturier.

    Remarque : Ces entrées de texte standard proviennent de Configuration > Texte Standard.

    Cliquez sur le bouton Vérifier l’orthographe pour vérifier l’orthographe de la remarque du facturier. Cliquez sur OK pour revenir à l’écran Saisie des heures et des dépenses.

14. Appuyez sur la touche TAB jusqu’à ce que vous arriviez à la fin de la ligne pour terminer l’entrée.

Saisie du congé compensatoire

Si votre cabinet dispose d’une licence pour le module Gestion du personnel et suit le congé compensatoire, vous pouvez saisir une transaction de congé compensatoire sur l’écran Saisie des heures et des dépenses.

1. Sur l’onglet de saisie de l’écran Saisie des heures et des dépenses, sélectionnez un membre du personnel et une date de bilan.
2. Cliquez sur le bouton Congé compensatoire.
3. Dans la boîte de dialogue Détail de congé compensatoire, saisissez une date pour l’entrée du congé compensatoire dans le champ Date de la dernière rangée. Cette date doit être celle à laquelle le congé compensatoire a été obtenu ou utilisé.
4. Dans le champ Description, sélectionnez Obtenu, Utilisé ou Ajustement manuel.
   • Obtenu :— le congé compensatoire a été obtenu à cette date
   • Utilisé :— le congé compensatoire a été utilisé à cette date
   • Ajustement manuel :— un ajustement est nécessaire (doit être utilisé au besoin par les administrateurs du cabinet)
5. Dans le champ Heures, saisissez le nombre d’heures.

   Remarque : Si vous avez sélectionné Utilisé dans le champ Description, le chiffre dans ce champ s’affiche en montant négatif.

6. Cliquez sur OK.

Vous pouvez consulter les soldes du congé compensatoire dans le portlet Avantages sociaux du tableau de bord du personnel. Le personnel disposant de privilèges de sécurité suffisants peut consulter les soldes du congé compensatoire sur l’onglet Avantages sociaux de l’écran Gestion du personnel.

Saisie d’une transaction de dépenses

1. Cliquez sur le sous-onglet Dépenses.
2. Sélectionnez le client et la mission pour les dépenses.
3. S’il existe un projet associé à l’entrée des dépenses, sélectionnez-le dans la liste déroulante Projet. Cliquez sur le bouton Sélection de tâches à côté du champ Projet pour ouvrir la boîte de dialogue Sélection de tâches et mettre à jour les renseignements sur les tâches.

   Remarque : Pour les saisies des dépenses, seules les tâches dotées d’une activité de type dépenses sont disponibles dans la boîte de dialogue Sélection de tâches.

4. Sélectionnez une activité pour les dépenses. Il s’agit d’un champ obligatoire. Veuillez noter que seules les activités de type dépenses sont disponibles dans la liste déroulante.
5. Saisissez ou sélectionnez une date pour les dépenses.
6. Saisissez le nombre d’unités des dépenses, ou utilisez la calculatrice déroulante, pour renseigner le champ Unités.
7. Le champ Prix unitaire affiche le prix unitaire configuré pour l’activité sélectionnée. Vous pouvez saisir un autre prix, au besoin.
8. Le champ Montant est calculé automatiquement en multipliant le nombre d’unités par le prix unitaire.
9. Vous pouvez saisir facultativement du texte dans le champ Commentaire en cliquant sur le bouton Commentaire et en saisissant ou en sélectionnant du texte dans la boîte de dialogue Commentaire.
10. Vous pouvez également ajouter une remarque facultative au facturier dans le champ Remarque du facturier.
11. Appuyez sur la touche TAB jusqu’à ce que vous arriviez à la fin de la ligne pour terminer la saisie des dépenses.

Modification rapide

Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des renseignements dans certains champs directement dans l’écran Saisie des heures et des dépenses si vous disposez d’une autorisation de sécurité appropriée. Faites un clic droit dans un champ et faites une sélection dans le menu contextuel.

Vous pouvez également utiliser le menu contextuel pour filtrer les éléments dans les listes déroulantes, imprimer la grille de saisie de données, vérifier l’orthographe et supprimer des entrées.

Sujets connexes

Configuration des préférences de l’utilisateur pour la Saisie des heures et des dépenses

Compréhension de calculs des taux dans la saisie des heures

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