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L’onglet Sommaire de l’écran Facturation détaillée fournit un récapitulatif de facture que vous pouvez utiliser pour allouer des montants de facturation, des ajustements ainsi que des composants de facture tels que des remises, des majorations et des taxes. Vous pouvez spécifier des renseignements de facturation, des montants de facture et des dates d’échéance, modifier les directives de facturation et ajouter des remarques relatives aux factures. Vous pouvez également facturer partiellement un client ou créer une facture intermédiaire.
Remarque : Avant de commencer, vous devez configurer vos préférences de l’utilisateur pour la facturation, telles que la date d’échéance par défaut, l’onglet de départ, les méthodes d’arrondi et ainsi de suite.
- Ouvrez l’écran Facturation (Actions > Facturation).
- Cochez les cases correspondant à chaque mission de client que vous voulez facturer et cliquez sur le bouton Facture détaillée sélectionnée.
- Dans l’écran Facturation détaillée, cliquez sur l’onglet Sommaire.
Conseil : Vous pouvez choisir soit l’onglet Sommaire, soit l’onglet Heures et dépenses comme « onglet de départ » chaque fois que vous ouvrez Facturation détaillée. À l’écran Préférences de l’utilisateur (Configuration > Préférences de l’utilisateur), cliquez sur l’onglet Facturation et sélectionnez votre préférence dans le champ Onglet de départ.
- La liste Sélection de facturation affiche tous les clients actuellement sélectionnés. Vous pouvez cliquer sur le bouton Modifier la liste d’éléments pour ajouter ou supprimer des clients de la liste, si nécessaire. Lorsque vous avez terminé avec la facture pour le client actuel, l’application affiche le prochain client sélectionné.
Remarque : Lorsque vous sélectionnez des clients liés pour une facturation détaillée, la liste Sélection de facturation n’affiche que le client parent afin que vous puissiez créer une seule facture pour la famille de clients. Toutefois, les TEC, à la fois pour les clients parents et pour les clients « filiales », sont disponibles pour la facturation.
- Les champs Identification et Description affichent les renseignements sur le client actuel.
Conseil : Cliquez sur le lien Tableau de bord au bas de l’écran pour ouvrir le tableau de bord du client actuel, où vous pouvez visualiser les totaux de créances et de facturation du client ainsi que d’autres renseignements sur le client.
- Si votre cabinet autorise l’utilisation d’une séquence de numérotation différente pour les factures présentant des montants nuls, vous pouvez utiliser le champ Numéro pour sélectionner la séquence de numérotation à utiliser pour la facture.
Remarque : Les factures qui présentent un montant nul seront automatiquement mises dans la séquence de numérotation nulle, mais les factures qui ne présentent pas de montant nul ne peuvent pas en faire partie.
- Le champ Date indique la date de facturation par défaut pour les clients sélectionnés. Seuls les TEC arrivant à échéance avant ou à cette date seront disponibles pour la facturation. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner une date différente de votre date par défaut.
- Le champ Échéance est calculé selon le nombre de jours restant avant la date d’échéance de la facture pour le client. Vous pouvez substituer cette date, si nécessaire, mais la date d’échéance ne peut pas être antérieure à la date de la facture.
- Utilisation du champ Bureau pour assigner la facture à l’un des bureaux de votre cabinet. Le bureau s’affiche dans l’onglet Vérification de l’écran Facturation
- Par défaut, le champ Format affiche le format de facture sélectionné dans l’écran de configuration du client (Configuration > Clients > onglet Facturation). Vous pouvez sélectionner un format différent dans la liste déroulante, si nécessaire.
Conseil : Vous pouvez modifier le format de facture par défaut pour plusieurs clients à la fois en cliquant sur le lien Modifier plusieurs clients dans l’écran de configuration des clients et à l’aide de la boîte de dialogue Modifier plusieurs clients pour apporter vos modifications.
- Heure : le nombre qui apparaît sous Montant du TEC est la somme de toutes les entrées d’heures. Saisissez un nombre dans le champ Facturé ou cliquez sur le bouton
pour le saisir à partir de la calculatrice déroulante.
Remarques
- Le montant que vous saisirez dans le champ Facturé est réparti de manière égale entre toutes les entrées d’heures affichées dans l’onglet Heures et dépenses. Si, au contraire, vous saisissez les montants de facture dans les entrées individuelles de l’onglet Heures et dépenses, ce champ affiche le montant total de la facture pour toutes les entrées.
- Si le client actuel a uniquement des entrées d’heures, alors le montant de la facture que vous saisissez est réparti entre les entrées selon la proportion de chaque montant d’entrée d’heures par rapport au montant total de toutes les entrées d’heures.
Exemple
- Dépenses : le nombre qui apparaît sous Montant du TEC est la somme de toutes les saisies de dépenses non facturées à la date ou avant la date de la facture pour le client ou la mission sélectionnés. Saisissez un nombre dans le champ Facturé ou cliquez sur le bouton pour le saisir à partir de la calculatrice déroulante.
Remarque : Le montant de la facture que vous saisissez pour les dépenses est réparti entre les entrées de dépense de la même manière que pour les entrées d’heures.
- Ajusté : ce champ affiche la différence entre le montant des heures et des dépenses et le montant de la facture, le cas échéant. Si vous saisissez un montant de facture différent du montant des heures et des dépenses, ce champ affichera un ajustement.
- Report : si vous saisissez un montant de facture inférieur au montant des heures et des dépenses et 0,00 dans le champ Ajusté, le montant restant s’affichera dans le champ Report . Ce montant restant sera disponible la prochaine fois que vous facturerez le client. Le report ne peut être inférieur à 0.
- Progression : les chiffres qui apparaissent sous Montant du TEC sont le total de toutes les factures intermédiaires existantes. Si vous voulez saisir une nouvelle facturation intermédiaire pour ce client, cliquez sur le bouton Plus
pour saisir la facture dans la boîte de dialogue Facture intermédiaire. Consultez Saisie d’une facture intermédiaire pour de plus amples renseignements. - Le champMontant total du TEC affiche la somme des champs Montant des heures, Montant des dépenses et Montant intermédiaire.
- Le champ Total facturé affiche la somme des champs Heures facturées, Dépenses facturés et Progression facturée. Si vous saisissez un montant différent dans ce champ, le montant est réparti entre les champs Montant des heures, Montant des dépenses et Progression selon leur proportion par rapport au montant total facturé.
Remarque : Si le client affiché a des entrées d’heures et une ou plusieurs entrées de facture intermédiaire, le montant de la facturation intermédiaire d’origine est alloué aux entrées d’heures afin que les membres du personnel soient crédités pour la facturation intermédiaire.
Exemple - Le champ Total ajusté affiche la somme des champs Heures ajustées et Dépenses ajustées. Si vous saisissez un montant différent dans ce champ, le montant est réparti entre les champs Heures ajustées et Dépenses ajustées selon leur proportion par rapport au montant total ajusté.
- Le champ Majoration est calculé par l’application en fonction de la configuration de la mission ou de l’activité du client.
- Le champ Remise vous permet de saisir une remise en option pour le client.
Remarque : Vous ne pouvez pas saisir une remise qui ferait baisser le total de la facture à un montant inférieur à 0.
- Les champs Taxes sur les services et Taxes de vente sont calculés par l’application en fonction de la configuration des missions, des activités et de la zone fiscale du client.
- Le champ Total de la facture affiche la somme des champs Total facturé, Remise, Majoration, Taxes de vente et Taxes sur les services. Ce champ est en lecture seule.
- Directives de facturation : vous pouvez utiliser ce champ de note pour modifier les Directives de facturation à partir de l’écran de configuration des clients.
- Remarques relatives à la facture : ce champ permet de saisir toute remarque concernant la facture.
Remarques
- Lorsqu’il y a des remarques relatives à la facture, un indicateur de remarque
apparaît dans le champ Remarques de l’onglet Vérification. - Vous pouvez ajouter le contenu du champ Remarques relatives à la facture à un format de facture, ou à un format de rapport de facturation, à l’aide de l’éditeur Formats personnalisés. Ajouter l’élément de champ commentaires sous Détail de la facture\Facture au format.
- Lorsqu’il y a des remarques relatives à la facture, un indicateur de remarque
- Appliquer les crédits disponibles : si le client a des reçus, des notes de crédit ou des radiations ouverts qui n’ont pas été pleinement appliqués, le montant apparaît dans le champ Solde du crédit disponible. Cliquez sur le bouton Plus à côté du montant du solde du crédit et utilisez la boîte de dialogue Appliquer les crédits disponibles pour déterminer comment appliquer les crédits.
Remarque : Pour accéder à cette boîte de dialogue, vous devez avoir ouvert des crédits disponibles pour le client actuel, et vous ne devez pas avoir activé le processus d’approbation pour la facturation. Pour désactiver le processus d’approbation, décochez la case Requis pour la facturation sous l’onglet Préférences de l’écran de configuration du cabinet.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer la facture ou sur le bouton Enregistrer et imprimer pour enregistrer la facture et l’imprimer.
Remarque : Si vous cliquez sur Enregistrer et imprimer, la boîte de dialogue Imprimer s’ouvre. Si vous décidez ensuite d’annuler l’impression, la facture demeurera enregistrée.
Une fois la facture enregistrée, elle apparaît sous l’onglet Vérification.
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