Envoi de lettres et d’étiquettes par courriel

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Si vous utilisez Microsoft Outlook en tant que votre client de courriel, DT Gestion vous permet d’envoyer des lettres par courriel aux destinataires à l’aide des adresses électroniques saisies pour eux dans l’application. Les lettres sont jointes aux messages électroniques selon le format de votre choix : format .PDF, HTML, format .RTF, fichier texte .TXT, format .TIFF ou feuille de calcul Microsoft Excel .XLS.

Remarques

  • Si une adresse électronique n’est pas saisie pour un ou plusieurs destinataires, DT Gestion vous donne le choix d’imprimer les lettres à envoyer par d’autres moyens. Ces lettres sont imprimées sur votre imprimante par défaut.
  • Les lettres envoyées en format HTML comportent trois fichiers joints. Deux de ces fichiers présentent les renseignements sur le cadre et la table des matières, le troisième constitue la lettre en question. Ce dernier fichier peut être ouvert par lui-même pour afficher la lettre avec son formatage d’origine.

Envoi de lettres par courriel

Avant de pouvoir envoyer des lettres par courriel, vous devez d’abord créer la lettre à l’aide de l’écran Formats personnalisés.

Pour envoyer une lettre par courriel, suivez les étapes suivantes.

  1. Cliquez sur Fichier > Imprimer des étiquettes et des lettres pour ouvrir l’écran Imprimer des étiquettes et des lettres.
  2. Dans la liste de formats, sélectionnez la lettre que vous souhaitez imprimer et cliquez sur le bouton Sélectionner.
  3. Utilisez l’onglet Sélection dans le volet Options pour sélectionner une date de la lettre et indiquer ses destinataires.
    • Utilisez le champ Date du rapport pour sélectionner une date. Si vous sélectionnez la date de fin de période, la date de la lettre sera le dernier jour de la période de traitement en cours dans DT Gestion.
    • Utilisez les champs de la section Filter pour sélectionner les destinataires de la lettre. Consultez Filtrer vos données pour en savoir plus sur le filtrage.
  4. Si vous souhaitez afficher un aperçu des lettres avant l’envoi par courriel, cliquez sur le bouton Aperçu de la sélection. Cliquez sur le bouton Précédent dans la barre d’outils lorsque vous avez terminé.
  5. Cliquez sur le bouton Imprimer les sélections pour ouvrir la boîte de dialogue Imprimer.
  6. Dans la boîte de dialogue Imprimer, cochez la case Sortie vers courriel. Si vous ne souhaitez pas imprimer la lettre par un autre moyen, décochez les cases pour les autres options de sortie.
  7. Sélectionnez le format de pièce jointe à partir du champ près de la case Sortie au courriel (PDF, HTML, RTF, TXT, TIFF ou XLS).
  8. Si vous souhaitez revoir ou modifier les messages avant de les envoyer, cochez la case Enregistrer les courriels dans le dossier Brouillons (ne pas envoyer).
  9. Saisissez une ou plusieurs adresses électroniques dans le champ Étiquette et destinataires des lettres du cabinet.
    • Si vous imprimez une lettre du type du cabinet, saisissez l’adresse électronique du destinataire dans le champ Étiquette et destinataires des lettres du cabinet, ou cliquez sur le bouton Carnet d’adresses Bouton carnet d’adresses pour sélectionner les destinataires dans votre carnet d’adresses Outlook. Utilisez un point-virgule (;) pour séparer les adresses des multiples destinataires.
    • Pour les lettres du type Client, Personne-ressource, Bureau ou Personnel, DT Gestion envoie les messages aux adresses électroniques principales saisies pour chaque client, contact, bureau ou membre du personnel sélectionné sur l’onglet Coordonnées de l’écran de configuration pertinent. Vous devez saisir une adresse électronique dans le champ Étiquette et destinataires des lettres du cabinet de la boîte de dialogue Imprimer, mais l’application n’utilise pas cette adresse pour l’envoi des messages.
  10. Cliquez sur OK pour envoyer les messages. Si vous avez coché la case Enregistrer les courriels dans le dossier Brouillons (ne pas envoyer), les messages seront enregistrés dans votre dossier Brouillons dans Outlook, où vous pourrez apporter des modifications avant d’envoyer les messages à leurs destinataires.

Envoi d’étiquettes par courriel

Si vous n’imprimez pas les étiquettes par défaut fournies dans DT Gestion, vous devez tout d’abord créer les étiquettes que vous souhaitez imprimer à l’aide de l’écran Formats personnalisés.

Pour envoyer une étiquette par courriel, suivez les étapes suivantes.

  1. Cliquez sur Fichier > Imprimer des étiquettes et des lettres pour ouvrir l’écran Imprimer des étiquettes et des lettres.
  2. Dans la liste de formats, sélectionnez l’étiquette que vous souhaitez imprimer et cliquez sur le bouton Sélectionner.
  3. Utilisez l’onglet Sélection du volet Options pour sélectionner les étiquettes en utilisant des filtres.
  4. Utilisez l’onglet Mise en page pour grouper les étiquettes ou imprimer une page entière de chaque étiquette sélectionnée.
  5. Si vous souhaitez afficher un aperçu des étiquettes avant l’envoi par courriel, cliquez sur le bouton Aperçu de la sélection. Cliquez sur le bouton Précédent dans la barre d’outils lorsque vous avez terminé.
  6. Cliquez sur le bouton Imprimer les sélections pour ouvrir la boîte de dialogue Imprimer.
  7. Dans la boîte de dialogue Imprimer, cochez la case Sortie vers courriel. Si vous ne souhaitez pas imprimer les étiquettes par un autre moyen, décochez les cases pour les autres options de sortie.
  8. Sélectionnez le format de pièce jointe à partir du champ près de la case Sortie au courriel (PDF, HTML, RTF, TXT, TIFF ou XLS).
  9. Si vous souhaitez revoir ou modifier les messages avant de les envoyer, cochez la case Enregistrer les courriels dans le dossier Brouillons (ne pas envoyer).
  10. Saisissez une ou plusieurs adresses électroniques dans le champ Étiquette et destinataires des lettres du cabinet ou cliquez sur le bouton Carnet d’adresses Bouton carnet d’adresses pour sélectionner les destinataires dans votre carnet d’adresses Outlook. Utilisez un point-virgule (;) pour séparer les adresses des multiples destinataires.
  11. Cliquez sur OK pour envoyer les messages. Si vous avez coché la case Enregistrer les courriels dans le dossier Brouillons (ne pas envoyer), les messages seront enregistrés dans votre dossier Brouillons dans Outlook, où vous pourrez apporter des modifications avant d’envoyer les messages à leurs destinataires.

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