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DT Gestion vous permet de créer des lettres personnalisées que vous pouvez envoyer à vos clients, personnes-ressources, membres du personnel, bureaux ou autres. À l’aide de l’écran Formats personnalisés, vous pouvez ajuster le format de ces lettres pour répondre à vos besoins, ajouter un logo ou d’autres éléments graphiques et imprimer automatiquement des adresses ainsi que d’autres renseignements à l’aide des renseignements de votre base de données.
Types de lettres
Lorsque vous créez une nouvelle lettre personnalisée, vous devez sélectionner le type de lettre : au client, à la personne-ressource, au cabinet, au bureau ou au personnel. Cette sélection détermine le sous-ensemble de personnes-ressources auxquelles vous pouvez adresser automatiquement la lettre et détermine également les champs que vous pouvez sélectionner dans le volet Champs pour les inclure dans la lettre.
- Une lettre au client peut être adressée automatiquement aux clients de votre cabinet, à l’aide de l’adresse postale saisie pour ce client sur l’onglet Coordonnées de l’écran de configuration des clients. Vous pouvez ajouter à la lettre des renseignements à partir de champs liés aux clients.
- Une lettre à la personne-ressource peut être adressée automatiquement à tout personne-ressource : clients, personnes-ressources autonomes, membres du personnel et bureaux, à l’aide de l’adresse postale saisie pour la personne-ressource. Vous pouvez ajouter à la lettre des renseignements à partir de champs liés aux personnes-ressources.
- Une lettre au cabinet doit être adressée manuellement à ses destinataires. Vous pouvez ajouter à la lettre des renseignements à partir de champs liés au cabinet.
- Une lettre au bureau peut être envoyée aux personnes-ressources principales pour chacun des bureaux de votre cabinet, en utilisant les adresses postales saisies pour les bureaux, sur l’onglet Coordonnées de l’écran de configuration du bureau. Vous pouvez ajouter à la lettre des renseignements à partir de champs liés au bureau.
- Une lettre au personnel peut être adressée automatiquement aux membres du personnel de votre cabinet, à l’aide de l’adresse postale sur l’onglet Coordonnées de l’écran de configuration du personnel. Vous pouvez ajouter à la lettre des renseignements à partir de champs liés au personnel.
Si vous choisissez d’envoyer des lettres à des destinataires, les lettres seront envoyées en tant que pièces jointes en utilisant les adresses de messagerie principales saisies dans l’onglet Coordonnées de l’écran de configuration pertinent. Voir Envoi de lettres et d’étiquettes par courriel pour plus de renseignements.
Créer et modifier des lettres
Dans de nombreux cas, vous aurez simplement à copier un format de lettre existant et à modifier le texte de la lettre avant de sélectionner les destinataires et d’imprimer ou d’envoyer par courriel. Pour plus de renseignements sur la création et la personnalisation des lettres, consultez les rubriques suivantes :
Remarque : Vous pouvez utiliser l’attribut Imprimer sur pages dans le volet Propriétés pour indiquer si l’en-tête de page doit imprimer sur toutes les pages d’une lettre, ou ne pas imprimer sur des pages qui comportent l’en-tête du rapport.
Vous pouvez également rechercher dans le portlet DT Gestion Library des formats de lettre que vous pouvez personnaliser en fonction des besoins de votre cabinet.
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